Uitnodigingslijst

Op deze pagina:

Invitation list: filters & acties

Terwijl uw communicatiecampagne loopt, kunt u uw invitation list opvolgen en beheren. Op het dashboard van uw event vindt u de invitation list hier:

Filters

U kunt de volgende filters toepassen:

• Filter op account owner: hiermee zoekt u genodigden per account owner.

• Filter op ticket holder: hiermee zoekt u genodigden per ticket holder (zie de pagina Tickethouders voor meer details).

• Filter op contacttype: hiermee zoekt u genodigden per type:

  • Employees

  • Business relations

• Filter op status: hiermee zoekt u op de status van een uitnodiging:

  • Confirmed: het aantal gasten dat zich geregistreerd heeft.

  • Pending: het aantal gasten dat de uitnodiging ontvangen heeft, maar waarvan we nog op een antwoord wachten.

  • Waiting: het aantal gasten dat aan de invitation list is toegevoegd, maar nog geen uitnodigingsmail heeft ontvangen. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn. Bijvoorbeeld wanneer u een beperkt aantal plaatsen beschikbaar hebt.

  • Declined: gasten die hun uitnodiging uitdrukkelijk geweigerd hebben.

  • Expired: gasten van wie de uitnodiging verlopen is. Klik hier om te lezen hoe u verlopen uitnodigingen beheert.

• Filter op mailstatus: hiermee zoekt u genodigden per mailstatus:

  • Sent

  • Opened

  • Clicked

  • Bounced

  • Spam

  • Blocked

  (Zie “Mail statistics” op de pagina Eventgegevens & statistieken voor meer details.)

• Filter op segment: hiermee zoekt u genodigden die tot een specifiek segment behoren.

Tip: de filters die u toepast, worden bewaard tot een volgend bezoek aan uw lijst — met uitzondering van het vrije tekstveld.

Acties (basis)

U kunt de volgende acties uitvoeren:

• Genodigden zoeken: in dit vrije tekstveld zoekt u een genodigde door bijvoorbeeld zijn of haar naam te typen.

• Kolommen sorteren: door op een kolom te klikken sorteert u op die specifieke kolom. Klikt u een derde keer, dan keert de standaardvolgorde terug.

Acties (geavanceerd)

Naast elke genodigde ziet u in de laatste kolom verschillende actieknoppen, afhankelijk van de status van de uitnodiging:

• De “i”: hier vindt u verschillende nuttige gegevens, waaronder “Past Events” en het type mails dat de genodigde voor dit event al ontvangen heeft. U ziet hier ook of deze genodigde tot een segment van hoofdgenodigden dan wel tot een segment van extra gasten behoort.

• De “potlood”-iconen: hier past u handmatig de ticket holder aan, het maximale aantal gasten en, indien nodig, de registratiegegevens van een genodigde. U kunt hier ook het segmentlidmaatschap bewerken. Wijzigt u de registratiegegevens van een genodigde, dan kunt u indien nodig een nieuwe bevestigingsmail versturen.

• Het “envelop”-icoon: hiermee verstuurt u een specifieke mail (opnieuw) naar de geselecteerde genodigde.

• De iconen “bevestigen” en “weigeren”: hiermee bevestigt of weigert u de uitnodiging voor een genodigde handmatig.

• Het “vuilnisbak”-icoon: hiermee verwijdert u deze genodigde uit de invitation list. U ziet dit alleen wanneer de genodigde de status “Waiting”, “Declined” of “Expired” heeft.

U kunt ook meerdere genodigden tegelijk selecteren via de selectievakjes aan de linkerkant. Afhankelijk van de status van hun uitnodiging kunt u dan het volgende doen:

• Send mail: hiermee verstuurt u een specifieke mail (opnieuw) naar de geselecteerde genodigde(n).

• Remove: verwijder de genodigden uit de invitation list. Dit kan alleen wanneer ze de status “Waiting”, “Declined” of “Expired” hebben.

• Decline: weiger de uitnodiging voor de geselecteerde genodigde(n).

• Edit: met deze actie overschrijft u de ticket holder en wijzigt u het maximale aantal gasten voor de geselecteerde genodigde(n). U kunt in dit onderdeel ook het segmentlidmaatschap van meerdere genodigden tegelijk bewerken.

Tot slot hebt u rechtsboven nog verschillende extra opties:

• Segment: hier maakt u een segment voor uw genodigden aan.

• Refresh: u kunt de lijst vernieuwen.

• View activities: door op het klokicoon te klikken bekijkt u de activiteiten van gebruikers in het systeem. Dit is alleen zichtbaar voor admingebruikers. Neem contact op met uw contactpersoon bij InviteDesk voor meer details.

• Export: u kunt uw invitation list exporteren. In het volgende scherm geeft u uw Excel-bestand een naam en bepaalt u welke gegevens u wilt exporteren. (Zie “Invitation list exporteren” hieronder voor meer details.)

• Print: u kunt uw invitation list afdrukken.

• Shuffle: u kunt uw invitation list in willekeurige volgorde zetten. Dit kan alleen wanneer de genodigden de status “Waiting” hebben, wat betekent dat niemand de uitnodigingsmail al ontvangen heeft.

• Genodigden aan de lijst toevoegen: u hebt verschillende mogelijkheden om genodigden aan de lijst toe te voegen — via de Address book, als New contact, via Excel, HubSpot of Marketo. Elke optie wordt hieronder in een eigen onderdeel beschreven.

Genodigden toevoegen (Address book)

Klik op het “+”-teken rechts van uw invitation list en kies “Address book”:

U ziet dan het volgende:

• Linked ticket holder: u kunt de geselecteerde genodigde(n) indien nodig aan een ticket holder koppelen.

• Edit segment members: u kunt de geselecteerde contacten toevoegen aan een segment dat u hebt aangemaakt (zie “Invitation list: filters & acties” hierboven).

• Filteren op een specifieke lijst — zie “Public lists” en “My lists” op de pagina Adresboek.

• U kunt verschillende filters toepassen om uw contacten te zoeken.

Wanneer u de gewenste contacten geselecteerd hebt, klikt u onderaan op “Add”. Deze contacten staan dan op uw invitation list.

Tip: u kunt uzelf altijd aan de invitation list toevoegen om bijvoorbeeld alle communicatiemails te testen.

Genodigden toevoegen (New contact)

Klik op het “+”-teken rechts van uw invitation list en kies “New contact”:

U ziet dan het volgende:

• Linked ticket holder: u kunt het nieuwe contact indien nodig aan een ticket holder koppelen.

• Vul de gegevens in, met als absoluut minimum de verplichte velden die met * gemarkeerd zijn.

Wanneer u de bovenstaande stappen doorlopen hebt, klikt u onderaan op “Add”. Dit nieuwe contact staat dan op uw invitation list.

Genodigden toevoegen (Excel)

Klik op het “+”-teken rechts van uw invitation list en kies “Import Excel”:

Het systeem leidt u door een eenvoudige wizard:

Upload:

Kies uw bestand (maximaal 10.000 rijen per Excel-bestand) en bepaal of de eerste regel van uw Excel-bestand gewoon gegevens bevat dan wel de titels van uw kolomnamen.

Selection:

In deze volgende stap bepaalt u het volgende:

• Contact type: kies tussen “Employees” en “Business relations”.

• Language: selecteer de standaard communicatietaal voor uw contacten, voor het geval deze waarde niet als aparte kolom in uw Excel-bestand staat.

• Account owner: selecteer de account owner die aan de geïmporteerde contacten gekoppeld wordt.

• Ticket holder: koppel een ticket holder aan de geüploade genodigden. U kunt dit leeg laten wanneer uw Excel-bestand een kolom met het mailadres van de ticket holder bevat. Zo uploadt u uw volledige lijst in één keer en worden alle genodigden aan de juiste ticket holder gekoppeld.

• Segment: u kunt de contacten toevoegen aan een segment dat u hebt aangemaakt (zie “Invitation list: filters & acties” hierboven).

• Mailing permissions: selecteer de standaard mailingtoestemmingen voor uw contacten, voor het geval deze toestemming niet in uw bestand staat. Wilt u de standaardtoestemming ook toepassen op bestaande contacten die u uploadt, activeer dan eveneens de rechterschuifknop. Let op: daarmee overschrijft u de toestemming die al in het address book bestaat.

• Imported contacts: identificeer de gegevens van uw Excel-bestand. Hier bepaalt u de gegevens van uw kolommen en koppelt u die aan het juiste gegevensveld. Het mailadres van uw genodigde is verplicht. U kunt er altijd voor kiezen om bepaalde kolommen niet te importeren.

Excel validation:

In deze stap bepaalt de wizard hoeveel geldige contacten er in het Excel-bestand staan. We geven aan welke contacten dubbel zijn of onvolledige gegevens bevatten. Is dat het geval, dan beslist u wat er met deze contacten gebeurt of bekijkt u wat er fout is, bijvoorbeeld “E-mail is empty”.

Bij dubbels kunt u kiezen om alleen het eerste contact of beide te importeren.

Database validation:

In de vierde en laatste stap bepaalt de wizard hoeveel nieuwe contacten er in het Excel-bestand staan en hoeveel er bestaande informatie bevatten. Voor bestaande contacten tonen we het detail en krijgt u verschillende opties over wat er met deze contacten moet gebeuren. Zo kunt u bijvoorbeeld beslissen om bestaande contacten niet te importeren, of om bestaande contacten alleen bij te werken met de nieuwe informatie uit het Excel-bestand.

Klik onderaan op “Finish” wanneer u klaar bent. Deze contacten staan dan op uw invitation list.

Genodigden toevoegen (HubSpot)

Klik op het “+”-teken rechts van uw invitation list en kies “Import HubSpot list”:

Kiest u deze optie, dan krijgt u een nieuw scherm waarin u het volgende doet:

• CRM list: kies uw eigen HubSpot-lijst.

• Ticket holder: bepaal of u deze contacten aan een specifieke InviteDesk ticket holder dan wel aan een HubSpot ticket holder wilt koppelen.

Wanneer u alle stappen doorlopen hebt, worden de contacten aan uw invitation list toegevoegd.

Genodigden toevoegen (Marketo)

Klik op het “+”-teken rechts van uw invitation list en kies “Import Marketo list”:

Kiest u deze optie, dan krijgt u een nieuw scherm waarin u het volgende doet:

• CRM list: kies uw eigen Marketo-lijst.

• Ticket holder: bepaal of u deze contacten aan een specifieke InviteDesk ticket holder wilt koppelen of ze op “Unallocated” laat staan.

Wanneer u alle stappen doorlopen hebt, worden de contacten aan uw invitation list toegevoegd.

Invitation list exporteren

Klik op het volgende symbool aan de rechterkant wanneer u op het tabblad van de invitation list staat:

U ziet dan het volgende:

Kies de gewenste gegevens door door de verschillende tabbladen te navigeren en klik op “Save” om uw Excel-bestand te genereren. Dit bestand wordt automatisch bewaard in het Bestandscentrum.